Especialista aponta riscos silenciosos na rotina administrativa e mostra como antecipar problemas trabalhistas, fiscais e contábeis

A rotina dos Registros de Imóveis exige cada vez mais atenção não somente aos aspectos jurídicos e registrais, mas também à gestão administrativa. Em entrevista ao RIB-RS, Eduardo Silvestrin, gerente de negócios da Silvestrin – empresa com mais de 40 anos de experiência em soluções trabalhistas, fiscais e contábeis –, detalhou os principais riscos evitáveis e como uma abordagem preventiva pode transformar a segurança dos Cartórios.

Três riscos silenciosos e evitáveis

Segundo Eduardo, as unidades extrajudiciais possuem uma operação altamente técnica, mas muitas vezes não contam com a mesma robustez na gestão administrativa. Ele elenca três riscos principais:

O primeiro é o passivo trabalhista, decorrente de erros em controle de jornada, banco de horas, enquadramento sindical e cálculos de folha – falhas que, quando não tratadas, geram ações judiciais de alto impacto.

Em segundo lugar, vêm as irregularidades fiscais e obrigações acessórias. A não entrega ou entrega incorreta de declarações como eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb e a própria DOI pode resultar em multas automáticas e questionamentos da Receita Federal.

O terceiro risco são as falhas contábeis e a ausência de integração de dados. A falta de conexão entre folha, fiscal e contabilidade compromete a transparência, a prestação de contas e a segurança jurídica do Cartório. “O ponto central é que esses riscos não decorrem de má-fé, mas sim da ausência de uma gestão técnica especializada e preventiva”, apontou o especialista.

DOI: rigor técnico contra autuações

A Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI) é uma obrigação exclusiva do segmento e exige extremo rigor técnico. Eduardo alerta que qualquer inconsistência pode gerar cruzamentos fiscais e autuações.

Na prática, a atuação preventiva envolve mapeamento completo das operações imobiliárias realizadas pelo Cartório, padronização das informações captadas no atendimento, validação técnica cruzada dos dados antes do envio, controle rigoroso de prazos com calendário fiscal monitorado e acompanhamento pós-entrega para garantir que não haja pendências junto à Receita Federal.

Além disso, a orientação consultiva à equipe do Cartório garante que a geração das informações já aconteça de forma correta no dia a dia, reduzindo riscos operacionais.

Antecipar para evitar

A base do trabalho preventivo, segundo Eduardo, é a antecipação de riscos. Ele explica que não se atua apenas de forma operacional, mas sim estratégica.

Na prática, isso se traduz em diagnóstico completo da operação do Cartório, identificando vulnerabilidades ocultas; implantação de processos padronizados e seguros com foco em compliance; revisões periódicas trabalhistas, fiscais e contábeis para evitar acúmulo de erros; acompanhamento contínuo das mudanças na legislação; e treinamento da equipe interna do Cartório, reduzindo dependência e aumentando a segurança das rotinas.

O resultado, segundo o especialista, é uma gestão previsível, com redução significativa de riscos e maior tranquilidade para o registrador focar na atividade final.

Gestão administrativa como pilar estratégico

Eduardo destacou que os Registros de Imóveis operam sob elevado nível de responsabilidade jurídica e institucional. Nesse cenário, a gestão administrativa não pode ser tratada como uma área secundária.

Ele defende que o objetivo não é apenas evitar problemas, mas estruturar uma gestão sólida, eficiente e preparada para crescimento, auditorias e fiscalizações. “Em um ambiente cada vez mais digital, integrado e fiscalizado, investir em uma gestão técnica especializada deixou de ser um diferencial e passou a ser uma necessidade”, concluiu.