Quantas vezes aquele documento que estava naquela pasta sumiu? Ah, mas os seus estão salvos no computador? Mesmo assim, eles continuam tendo um lugar. Se não for a pasta que você não encontra, é o nome que está diferente daquele que seria o mais natural. Enfim, é difícil abrir mão de uma boa gestão de documentos dentro da advocacia.
E quem não faz, perde muito tempo. Se a gente pensar que a tendência, dentro do escritório de advocacia, é a de que o volume de documentos com que a banca lida aumente com o passar do tempo, temos que a organização de processos é um passo inevitável.
Mas, claro, embora na teoria a relevância fique clara, traduzi-la em boas práticas nem sempre é o que acontece, não é mesmo?
Por isso, neste post, vamos dar algumas dicas em gestão de documento e ainda deixar para você uma planilha jurídica para resolver de vez seus problemas nesse departamento.
- Organize tanto documentos físicos quanto digitais
Sejam físicos ou digitais, seus documentos precisam ser armazenados de acordo com uma ordem. E então a lógica é tipo a de um catálogo. Raciocine em termos de grupos e subgrupos, reservando um lugar para todos os tipos de documento do escritório.
O que você mais usa deve estar mais visível, por exemplo. Já documentos similares podem estar no mesmo grupo.
Mas não complique demasiadamente. A organização deve abarcar toda a complexidade dos vários documentos de maneira simples.
- Não acumule documentos
O excesso de documentos subutilizados atrapalha o gerenciamento. Por isso, a segunda dica em gestão de documentos é muito simples: faça limpezas periódicas. Elimine peças duplicadas, documentos desnecessários e, para processos inativos, que serão acessados raramente, faça um backup em outro lugar.
O desafio aqui não é eliminar – guardamos muita coisa –, mas tirar da frente o que não será usado.
- Tenha uma fluxo de gestão de documentos
O maior desafio em gestão de documentos é replicar o modelo. Ou seja, você pode fazer todos os passos anteriores, mas se o padrão não for replicado por toda a banca, de nada adianta.
Para isso, há um jeito: criar um banco ou catálogo de documentos. Com ele, além de ser mais fácil encontrar um documento, pode-se ter uma visão do que foi feito com ele, ou seja, alterações e usos.
Esse histórico permite ainda que se saiba quem foi o responsável pelo que em relação àquele documento. E evita, assim, eventuais falhas de comunicação entre as equipes.
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Para você começar a obter todos os benefícios da gestão de documento assim que terminar este texto, criamos uma planilha para você implementar no seu escritório de advocacia.
Nela, você indicará os tipos de documento, os responsáveis por eles, o local em que se encontram – digital ou fisicamente.
Além disso, é possível registrar:
quem alterou por último o documento;
quando foi alterado pela última vez;
qual a última alteração
quantas vezes foi alterado;
onde se encontrava originalmente;
onde se encontra atualmente;
quem criou o documento; e
quem foi o último a alterar o documento.
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gerencia todo o escritório de advocacia? Com um
software jurídico como o SAJ ADV, é isso que você tem.
Fonte: Migalhas
