Uma abordagem teórica e prática Felipe Leonardo Rodrigues - O co-autor é bacharel em Direito, bacharelando em Tecnologia em Segurança da Informação, colunista do Boletim Eletrônico INR e atua no 26º Tabelionato de Notas de São Paulo. José Fernando dos Santos Campos - O co-autor é bacharel em Direito, especializando em Direito Notarial e Registral, designado 1º Tabelião de Notas e Protesto de Jaboticabal-SP. INDICE Introdução. 1. Identificando as partes. 2. Ficha-padrão. 3. Formas de assinatura. 4. Do reconhecimento de firmas, letras e chancelas. 5. Exame prévio dos escritos e documentos apresentados para reconhecimento de firma, letra e chancela. 6. Sinal Público. 7. Na dúvida, não faça. Porém, o tabelião não deve vendar os olhos para aqueles que recorrem ao seu ofício. 8. Casos - reconhecimento de firma e letra (revisado e ampliado). 9. Autenticação notarial. 10. Autenticação de páginas da internet. 11. Casos - autenticação (revisado e ampliado). 12. Selos de autenticidade. 13. Atos notariais eletrônicos. INTRODUÇÃO Tabelião de notas ou notário é um profissional do direito investido de fé pública pelo Estado e que tem a seu cargo, interpretar, redigir e dar forma legal à vontade das partes, bem como atribuir autenticidade aos atos e fatos ante sua credibilidade. A autoridade notarial - o tabelião - consiste em escutar, interpretar, aconselhar às partes, preparar, redigir, certificar e produzir o instrumento notarial. Ao iniciar suas atividades, outorga audiências notariais nas quais propõe aos interessados suas possíveis soluções para evento proposto. O tabelião interpreta a vontade dos particulares e procura a melhor maneira de satisfazê-las no âmbito jurídico-fiscal. Como assessor deve adequar os interesses das partes ao sistema jurídico com o objetivo de afeiçoar o negócio à legislação vigente. A fé pública inerente ao tabelião autentica diversas ações - dá fé dos fatos e coisas constatadas, seu estado, identificação das partes, leitura e explicação do ato notarial, inclusive dos efeitos e das normas inseridas no instrumento, capacidade das partes e da livre manifestação de vontade expressada perante ele. Uma vez atribuída fé pública aos atos notariais, o tabelião reveste o documento de autenticidade e permite que o mesmo sirva como prova pré-constituída. Não obstante, o tabelião pode encontrar uma solução típica ou atípica ao evento que lhe proponha as partes. Uma vez “descoberta” a solução, prepara o ato adequado. Neste breve trabalho, abordaremos exclusivamente o tema referente ao reconhecimento de firmas, letras, chancelas e a autenticação notarial. 1. IDENTIFICANDO AS PARTES Pessoas naturais e pessoas jurídicas Identificar é estabelecer a identidade (ou individualidade) de um fato, pessoa ou coisa, diferenciando-as dos demais para que não se confundam com os da mesma espécie ou seus semelhantes. Em matéria notarial, é o ato inicial para qualquer instrumentação, exceto para a autenticação de cópias. Modo seguro para identificar uma pessoa natural é o documento de identificação original, evidentemente sem indícios de adulteração ou sinais indicativos de fraude. Até porque, é vedada a abertura de ficha-padrão com documento de identidade que contenha aspecto que não gere segurança, como p.ex. documentos replastificados, fotografia em desacordo com a aparência real do depositante, documentos abertos, de modo que a foto esteja de forma irregular, etc. (item 60, Cap. XIV das normas da N.C.G.J.S.P.). Para identificar uma pessoa jurídica o documento hábil é o contrato social e sua consolidação ou suas eventuais alterações (arts. 45, 985 e 1.150, Código Civil), bem como o CNPJ/MF (Dec. 3000/99, art. 146); sem indícios de adulteração ou sinais indicativos de fraude. Ad cautelam, o tabelião pode solicitar a certidão expedida pela JUCESP ou pelo Registro Civil das Pessoas Jurídicas, atualizada (mínimo de 180 dias). • Para reconhecimento de firma de dirigente em representação da razão social deve-se apresentar a certidão da JUCESP atualizada. • A não adaptação (art. 2031, Código Civil) não obsta a realização de atos negociais no Tabelionato. Não há sanção nesse sentido, porém o tabelião deve aconselhar as partes a proceder ao previsto no Código Civil. (enunciado 394 do STJ, 4º Jornada de Direito Civil: Ainda que não promovida a adequação do contrato social no prazo previsto no art. 2.031 do Código Civil, as sociedades não perdem a personalidade jurídica adquirida antes de seu advento). Constituem documentos de identidade: • Carteira de identidade ou registro geral (RG), cujos documentos identificatórios não têm validade, no entanto, o senso comum deve prevalecer em determinados casos. • Carteira de exercício profissional expedidos pelos respectivos órgãos associativos (OAB*, CRM, CRO, etc. - Lei nº. 6.206/75), bem como os livretes. *O prazo de validade encontra-se prorrogado. As novas carteiras com chip não possuem mais o campo ”validade”. • CNH (carteira nacional de habilitação), válida e vigente. • RNE (registro nacional de estrangeiros), válido e vigente*. *O portador que tiver sessenta anos completos ou for portador de deficiência física, sua carteira poderá ser aceita, pois não é necessária a renovação do RNE (Lei nº. 9.505/97). • Carteiras de identidades tipo livrete expedidas pelo DOPS, não mais tem validade. • Carteira de identidade de cidadãos expedidos pelos Países signatários do Tratado de Assunção (Argentina, Uruguai, Paraguai), válida e vigente (Decreto Legislativo nº. 197, de 25/09/91). • Carteira de identidade expedida pela Bolívia, válida e vigente, com comprovação do visto não expirado (Decreto Legislativo nº. 884/05). • Passaporte nacional, válido e vigente. • Passaporte estrangeiro, válido e vigente; com visto de permanência não expirado. • Carteira de identidade expedida pelo Chile (Decreto nº. 31.536, de 03/10/1952). • Carteiras de Identificação das Forças Armadas, bem assim, Carteiras de Oficiais e dos Policiais Militares do Estado de São Paulo (Decreto Estadual nº. 14.298 de 21/11/79). • CPF/MF: Dec. 3000/99 – art. 33; Lei 4.862/65 – art. 11 e Dec. Lei 401/68 – 1º e 2º; e INRF 461/04. • Portugueses, CEIDD, Lei 7.116/98, Decretos 89.250/83 e 2.170/97, Lei 10.054/00, art. 3º, inc. III e Lei 8.935/94, art. 1º. • Certidão do registro civil (Lei 6015/73, art. 29 e Código Civil, art. 9º). • Carteiras funcionais não constituem documentos de identidade, tendo por finalidade tão-somente identificar seus titulares no exercício de suas funções (p.ex. assessor parlamentar, fiscal de tributos, operador de tráfego, policial civil, etc.). • Nos casos em que o nome divergir entre o documento e o nome escrito na ficha-padrão, a(o) depositária(o) deverá apresentar a certidão de casamento (não precisa ser atualizada, exceto se houver indícios que a macule). 2. FICHA-PADRÃO Cártula na qual a pessoa interessada lança seu padrão gráfico, servindo de modelo para futuras confrontações (itens 59 e 60, Cap. XIV das N.C.G.J.S.P.). Para a abertura da ficha-padrão exigem-se alguns procedimentos: • Apresentação de documento de identificação na forma original. • É vedada para a abertura de cartão de autógrafos a apresentação de documentos replastificados, fotografia em desacordo com a aparência real da pessoa, documentos abertos, de modo que a foto esteja de forma irregular, etc. • Vedado para a abertura de cartão de autógrafos a apresentação de documentos que não tenham eficácia legal, p.ex. funcionais. • Havendo divergência no nome, necessário a apresentação da certidão de casamento (não necessita ser atualizada, exceto se há vícios que a macule). • Recomendamos que o preenchimento da ficha seja feito de próprio punho pelo depositário com tinta preta ou azul indelével (item 27, das N.C.G.J.S.P.). O Tabelião ou seu preposto pode preencher os campos informativos (documentos de identificação, nacionalidade, profissão, estado civil, endereço). Caso o depositante tenha dificuldades motoras, mencionar esta circunstância na ficha. • Vedado à entrega de ficha-padrão a terceiros para o seu preenchimento fora do Tabelionato, salvo na presença do tabelião ou seu preposto (itens 66 e 3, das N.C.G.J.S.P.). • O depositante cego ou com visão subnormal deve apresentar duas testemunhas. O tabelião ou seu preposto pode preencher a ficha, consignando tal circunstância e assessorar o depositante nos atos nos quais intervir. • Vedado o repasse de cartão de autógrafos para outras serventias. • A pedido por escrito e motivado, o tabelião fornecerá certidão do conteúdo da ficha, vedado o fornecimento do padrão gráfico da assinatura. • O Tabelião, a seu critério, pode exigir a renovação da ficha-padrão. • É permitida a abertura de cartão de autógrafos para pessoa menor relativamente capaz (entre 16 e 18 anos), desde que mencionada expressamente tal circunstância*. *Ad cautelam - o tabelião ou seu preposto deve verificar se o documento recepcionado exige assistência. • Perícias na ficha-padrão dever procedida somente no tabelionato e com autorização do juiz-corregedor (Lei 8.935/94, art. 46 e Prov. CGJ. 54.276/2005). • Para facilitar a procura das fichas e identificar com rapidez as partes, é possível a digitalização (scanner) do documento de identidade juntamente com a ficha-padrão e indexar. • É possível a utilização de recursos digitais para a identificação precisa do individuo. Os sistemas chamados biométricos podem basear seu funcionamento em características de diversas partes do corpo humano, por exemplo: os olhos, a palma da mão, as digitais do dedo, a retina ou íris dos olhos. Cuidados especiais quanto: • Boletim de ocorrência: a perda ou furto de documentos de identidade quando lançados no BO não substitui o documento nem possibilita o depósito da assinatura. • Protocolo da cédula de identidade (RG): o protocolo não é documento de identificação, mesmo que contenha foto e assinatura. • Protocolo de cédula de identidade (RNE): embora contenha foto da pessoa e a rubrica do servidor que promoveu a identificação e prazo de validade (180 dias), não é possível a sua utilização. No entanto, nos casos de renovação, se o depositante portar a cópia simples do RNE e o citado protocolo, é possível a abertura da ficha. Portadores de necessidades especiais: Se o depositante utilizar os pés, a boca ou auxílio-se de próteses para assinar a ficha, embora estranho aos padrões corriqueiros, é perfeitamente possível a abertura de firma, eis que provém de um impulso elétrico cerebral e representa a realidade física, bem como a manifestação de vontade do depositante. Outros cuidados: • Os tabeliães são responsáveis pela verificação da numeração seqüencial das fichas fornecidas pelo fabricante. • Por sua guarda e segurança. • Arquivamento em seqüência, quando utilizadas, ser indexadas. • Proceder a protocolo de entrega aos escreventes, que também serão responsáveis. • Na ocasião de perda, extravio, roubo ou subtração, o tabelião deve comunicar imediatamente o Juiz Corregedor e à C.G.J. Efeitos do depósito da ficha-padrão: 1. O usuário confere ao tabelião o encargo de verificar a semelhança gráfica entre a assinatura constante do documento e àquela previamente lançada na ficha-padrão. 2. O trabalho não se limita a mero cotejo entre a assinatura e a ficha, mas em análise abrangente de outros elementos informadores e gráficos do signatário. 3. O usuário não tem legitimidade para determinar a modalidade do reconhecimento. 3.1. Para Felipe o depositante tem legitimidade para impor a modalidade, seja em razão de contrato ou a requerimento. 3.2. Para Fernando não haveria necessidade do depósito da assinatura em ficha-padrão do tabelionato se não se pudesse reconhecer a assinatura por semelhança, pois bastaria que todos os reconhecimentos de assinatura devessem ser autênticos; como a norma correcional permite tal ato, o depositante não pode vincular ou até mesmo adentrar na competência notarial fazendo tal exigência, embora entenda que em determinadas circunstâncias seja até justificável. 4. O tabelião, a seu critério, pode exigir a presença do signatário para realizar o reconhecimento da firma (item 63, Cap. XIV das N.S.C.G.J.); 5. Bloqueio indistinto da ficha-padrão. Para Felipe, o tabelião em determinados casos pode e deve bloquear a ficha, p.ex. quando há indícios do depositante ser fiador profissional ou nos casos que ele - depositante - comunica por escrito ao tabelião que circula certo documento falso com a assinatura fraudada. Para Fernando, igualmente, mas ressaltando a necessidade de demonstração cabal de que há suspeita ou possibilidade de fraudes que estariam sendo realizadas utilizando seu nome (p.ex. boletim de ocorrência, ação cautelar, etc.). Ficha-padrão de assinaturas é ato preparatório: 1. A atuação é do signatário: deposita seus padrões gráficos para futura conferência; 2. Não há prática de ato notarial: tabelião fiscaliza seu preenchimento; Para Felipe o tabelião atua, vista e confere, isto é, age notarialmente. 3. Cartão de autógrafos e o reconhecimento de firma não são atos reciprocamente considerados: sem relação entre principal e acessório; 4. Eficácia exterior: apenas quando do reconhecimento da firma; Para Felipe há efeitos intrínsecos e extrínsecos. 3. FORMAS DA ASSINATURA Breve esboço sobre as formas de assinatura: • Próprio punho: feita manuscritamente pela própria pessoa. • Por procuração: mandatário assina em representação do mandante. • A rogo: interposta pessoa assina a pedido de alguém que não pode ou não sabe assinar na presença de duas testemunhas. • Mecânica: feita mediante chancela mecânica (selo de metal - fac-símile da assinatura). • Eletrônica: mediante assinatura digital (chave privada) num processo criptográfico constante num certificado digital armazenado num tolken ou smart card. No Brasil a infra-estrutura de chaves é regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2. Esta MP determina que qualquer documento eletrônico assinado com certificado emitido pela ICP-Brasil ou por outra (neste caso desde que as partes concordem) tem plena validade legal. Nota: A assinatura digital do tabelião (sinal público eletrônico) além de legal, possui de fé-pública. Assinatura de próprio punho: Ato de apor manuscritamente o nome ou sinal em escritos e documentos. Assinatura por terceiros: Mesma forma da de próprio punho, mas com pessoas distintas. Mandatário, nos casos de procuração - terceiros, nos caso a rogo. Assinatura por processo mecânico (fac-símile de assinaturas): A assinatura é estampada por meio do fac-símile em processo mecânico em escritos ou documentos. Assinatura por processo eletrônico (assinatura digital): Em criptografia, a assinatura digital é um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada como análoga à assinatura física em papel. Considerações: Token: é um dispositivo eletrônico que gera uma nova senha numérica randômica a cada 36 segundos, para ser utilizada como um fator de segurança adicional em suas transações financeiras realizadas pela Internet. Este sistema garante total privacidade em caso de roubo de senhas (por meio de programas espiões como os trojans). Smart card: é um cartão contendo um chip responsável pela geração e o armazenamento de certificados digitais, informações que dizem quem é o titular da assinatura. No computador, o smart card aparece como uma excelente ferramenta de segurança. Assinatura ou firma: é uma marca ou escrito em algum documento que visa dar validade a ele ou identificar a sua autoria. Rubrica: é a assinatura abreviada ou em cifra - conjunção de letras ou desenho. Letra: é um caractere de um alfabeto. Cada um dos sinais gráficos com que é representado os fonemas de uma língua. Cada pessoa tem a sua maneira de grafá-las; caligrafia revela a individualidade - personalidade da pessoa. Estas (assinatura, rubrica e letras) podem ser: • Nome completo e rubrica com letras cursivas. • Letra e nome cursivos. • É facultado o uso de letras de forma somente para o preenchimento dos campos informativos da ficha-padrão. Não é recomendável que assinaturas sejam feitas em letra de forma, em razão da facilidade de imitação e falsificação. 4. DO RECONHECIMENTO DE FIRMAS, LETRAS E CHANCELAS Aspectos legais Reconhecimento de firma, letra e chancela: são atos exclusivos do tabelião de notas ou notário e, tem o condão de atribuir e conferir credibilidade e autenticidade as assinaturas, letras e chancelas apostas num documento. Portanto, um escrito particular com a assinatura, letra ou chancela autenticada pelo tabelião toma foros de documento com fé pública. Quem contestá-lo, tem o ônus da prova, eis que a presunção de veracidade (fé pública) milita em seu favor. Características: • Indentificadora: identifica de forma eficaz quem é o autor do documento. • Vinculativa: é a declaração de assunção entre o teor do documento e o signatário. • Probatória: permite identificar e constitui prova que o autor da firma é quem firmou o documento. Elementos da firma i) Elementos intrínsecos: baseia-se na manifestação de vontade de assumir o teor de um documento (animus signandi) e a conseqüente vontade de contratar ou declarar. A firma manuscrita expressa o autor, a aceitação e a autoria do documento. ii) Elementos extrínsecos: são as formas utilizadas para firmar e o padrão gráfico da assinatura. A firma reproduz uma espécie de marca característica e pessoal, eis que deve ser aposta de próprio punho pelo signatário (a forma manuscrita pode ser substituída por assinatura digital armazenadas em certificados digitais). Modalidades: Reconhecimento de firma por autenticidade: se dá quando o interessado é identificado e sua assinatura lançada no documento na presença do notário ou seu preposto e esta circunstância anotada e assinada em livro próprio. Este livro denomina-se Reconhecimento de firma por autenticidade, no qual são lavrados os termos de comparecimento das partes. O termo deve conter os seguintes dados: a) Qualificação da parte e apresentação do documento original. b) Indicar o local, a data e a natureza do ato (e se possível, as partes). c) Recomendável colher amostra da assinatura na ficha-padrão. d) Pode ser em quaisquer tipos de documentos de pessoa físicas ou jurídicas (geralmente utilizada em documento com vulto financeiro e autorização para viagem de pessoa menor). e) É facultado o reconhecimento em vários documentos referentes a mesma pessoa e escriturado em um único termo em ordem seqüencial e ininterrupta, mediante inutilização do campo relativo à assinatura de cada um deles. O último termo servirá para a assinatura da parte e para o encerramento. Neste será consignado por fé que a assinatura aposta corrobora e é referente a todos os termos de números inicial e final da seqüência. Reconhecimento de firma semi-autêntica: se dá quando o interessado é conhecido ou identificado pelo tabelião e lhe declare que a assinatura já lançada no documento é sua, isto é, o depositante apresenta o documento com a assinatura previamente aposta. Reconhecimento de firma por semelhança: ocorre quando o tabelião ou seu preposto certifica que a assinatura previamente lançada no documento é parecida, ou seja, assemelha-se com o padrão constante do cartão de autógrafos arquivado no tabelionato. Reconhecimento de firma por abono: interposta pessoa abona a assinatura subscrita por outra, declarando-a como sendo do respectivo signatário. No Estado de São Paulo este ato é vedado, exceto nos casos de réu preso, onde o advogado portará procuração ad judicia e documento visado pelo Diretor do Presídio com identificação por carimbo. Reconhecimento de letra: Ato pelo qual o tabelião atesta ou certifica a autoria de dizeres manuscritos em documento particular, lançados em sua presença, ou que o autor, sendo conhecido do tabelião ou por ele identificado, lhe declare tê-lo escrito. Reconhecimento de firma por chancela mecânica: Ato pelo qual o tabelião atesta ou certifica a firma chancelada em documento particular confere com o padrão depositado no tabelionato. Esta modalidade (chancela mecânica) contém características próprias: Fac-Símile (cópia fiel) da assinatura ou rubrica do depositante. Em geral gravado geral em uma peça de metal (chumbo) ou material plástico. Utilizado para ser aposto em certos documentos ou papéis com o fim de agilizar procedimentos. Legislação diversa sobre a possibilidade de utilização da chancela mecânica: Circular 103 de 29 nov. 1967 do BC. Resolução 469 de 07 abr. 1978 do CMN. Resolução 885 de 22 dez. 1983 do BC. Leis 5.589 de 03 jul. 1970 e 6.304 de 15 dez. 1975. Documentos para o registro da chancela: a) Escritura pública (na qual conterá as partes, descrição pormenorizada da chancela, com especificação das características gerais e particulares do fundo artístico) solicitando o registro da chancela mecânica (pessoa física ou jurídica). b) Contrato social, suas alterações ou sua consolidação. c) Cartão do CNPJ/MF (conferi-lo via internet). d) Cédula de identidade e CPF/MF daquele que terá sua assinatura na chancela. e) Arquivamento do fac-símile da chancela no tabelionato. f) Folha timbrada da empresa contendo as estampas do clichê. g) Requerimento direcionado ao tabelião. Procedimento para o registro: i. Verificar documentação necessária. ii. Escritura com o pedido - ordem seqüencial dos documentos. iii. Abertura das ficha - padrão daquele cuja assinatura constará da chancela mecânica - uma via para o arquivo e outra para o procedimento; iv. Abertura da ficha-padrão da chancela mecânica - uma para o arquivo e outra para o procedimento. v. Certificação da regularidade dos documentos. vii. Expedição de certidão para a empresa constando o registro e cópia nos autos. viii. Arquivamento desse procedimento em pasta própria. ix. Chancela mecânica. x. Certidão de registro da chancela. 5. EXAME PRÉVIO DE ESCRITOS E DOCUMENTOS APRESENTADOS PARA RECONHECIMENTO DE FIRMA, LETRA E CHANCELA Escritos: Cartas, bilhetes, declarações, compromissos, que podem ter vigor probatório (prova literal) ou não. Documentos: Escrito que mostra ou indica indícios da existência de um ato-fato ou negócio jurídico, geralmente de origem particular ou público. O tabelião não deve reconhecer a assinatura sem verificar o conteúdo do documento. Isso porque o conteúdo do documento deve preencher alguns requisitos legais. Pelo contrário, o tabelião deve negar o reconhecimento, ainda que a firma seja legítima. Regularidade dos escritos ou documentos: a) Verificar se o documento não afronta a lei, a ordem pública e os costumes (art. 17, da LICC, art. 122, CCiv). b) Verificar se o documento contém espaços em branco, rasuras, entrelinhas ou acréscimos, havendo, devem estar ressalvados. c) Constatar se a assinatura é original (cuidados com assinaturas escaneadas e impressas em alta definição), dentre outros elementos. d) Documentos com datação ante ou pós: Não cabe ao tabelião aferir se há ou não simulação (CCiv. 167, III), isso é decidido em sede jurisdicional, foge do âmbito extrajudicial. Reconhecido a firma, prevalece a data do reconhecimento de firma. Tribuna de Justiça de São Paulo: Ementa: Data - Impugnação - Prevalência daquela em que houve reconhecimento de firma pelo Tabelião - CPC, Art. 370, Inciso V - Ação Improcedente - Cerceamento de defesa não caracterizado - Apelação Improvida. (vistos, relatados e discutidos estes autos de apelação n° 7.091.956-5, da comarca de Auriflama, partes). Grifo nosso. e) Documento com sinais de preenchimento abusivo: Se o tabelião constatar os sinais, deve negar o reconhecimento da firma (CPC. 388, inciso II). f) Documentos com espaços em branco, em especial formulários bancários: As normas de serviços extrajudiciais vedam a prática de reconhecer firmas em documentos com espaços em branco, porém cremos que a prática notarial deve adequar-se a realidade negocial. Para nós, a requerimento expresso da parte (e arquivá-lo), o tabelião pode reconhecer a assinatura, consignando minuciosamente o verificado. Assinatura a rogo das partes em documentos particulares: Não tem validade a chamada assinatura a rogo. Toda vez que o signatário for analfabeto ou estiver impossibilitado de assinar, terá de constituir mandatário por escritura pública. Essa exigência é inaplicável ao documento público. Exceção: contratos de prestação de serviços (CCiv, art. 595). Documentos de origem estrangeira (para produzir efeitos no Brasil e valor contra terceiros): A Lei de Registros Públicos (arts. 32, 129 e 148 da Lei 6.015/73) dispõe sobre os efeitos legais, contra terceiros e as repartições e órgãos que específica. Os documentos redigidos em língua estrangeira serão traduzidos para o português para ter efeitos legais no País (art. 224, do CCiv). Regra: Os documentos estrangeiros para ter efeitos legais no Brasil, devem ser traduzidos ou consularizados e registrados no Registro de Títulos e Documentos. Importante: Essa regra é excepcionada por alguns tratados nos quais - o Brasil é signatário (Tratados de Cooperação Civil com a França, Mercosul e Protocolo de Las Leñas) - que dispensam a consularização e o registro em Títulos e Documentos, como p.ex. os documentos expedidos por autoridades francesas. Sugestão de texto para reconhecimento em documento em língua estrangeira: Reconheço por semelhança a firma de X, em documento com vernáculo estrangeiro. Para produzir efeitos no Brasil e valer contra terceiros, deverá ser vertido em vernáculo e registrado a tradução em Oficial de Títulos e Documentos. Dou fé. É recomendável apor o carimbo padronizado com a expressão "Válido somente no estrangeiro", alertando o receptor do documento no estrangeiro que o reconhecimento de firma tem efeitos apenas no Brasil. Documentos com valor econômico: Por orientação do Colégio Notarial do Brasil e da Associação dos Registradores de Pessoas Naturais, seções São Paulo. Por si mesmo constituem relação de transmissão ou aquisição de bens e serviços, bem assim responsabilização por valores de qualquer natureza, trazendo ou não explicitamente expressões monetárias. São eles: • Notas promissórias, letras de câmbio, recibos, notas fiscais (de mercadoria ou serviço). • Contratos sociais e alterações (composição e distribuição de capital). • Atas de instituição de sociedade civil e capital, editais de concorrência. • Instrumentos de rescisão contratual. • Alvarás para levantamento de valores em juízo. • Contratos de abertura de conta corrente em banco, autorizações para débito em conta corrente. • Contratos de cheques especiais e cartões de crédito, contratos de fiança e autorização para aval, contratos de financiamento. • Contratos de locação, aditivos a esses contratos para mudança de fiadores, prazo ou valor dos alugueres. • Contrato de transmissão onerosa de direitos possessórios. • Contrato de apresentações artísticas, de gravação de CDs. • Contrato de adesão (valor econômico). • Contrato de doação (de bens móveis ou imóveis), contratos de arrendamento em geral, contrato de comodato e contratos de cessão de compromisso de venda e compra. • Contrato para venda de passe escolar. • Cartas de anuência que contenham quitação. • Procurações com poderes para realização de acordo, dar quitação, transacionar, administrar valores, ou expressamente com qualquer objetivo de cunho econômico, desde que não sejam “ad judicia”. • Termos de responsabilidade sobre multas de trânsito e termos de entrega de veículos. • Termos de entrega de linha telefônica; • Termos de liberação de veículo por financiadoras, bancos ou consórcios; • Instrumento de transferência de embarcações e aeronaves; • Instrumento de empréstimos em geral, compra ou transferência de título de clubes. • Termos de quitação e entrega de prêmios de seguro ou loterias. • Dentre outros. Documentos sem valor econômico: Em geral possuem caráter informativo, declaratório, não denotam em seu contexto disposições que tratem sobre valores, bens ou serviços. São eles: • Declarações de residência, idoneidade, pobreza, previdenciária, militar, exumação de corpo, homonímia, união estável. • Declarações de extravio ou perda de documentos, cheques, de rendimentos. • Declarações de FGTS. • Autorizações para viagens pelo Brasil. • Autorizações para abertura de conta, retirada de documentos, para embarque. • Autorizações para menor praticar esportes, letras de música e termos de vistoria. • Atas em geral, desde que tenham cunho meramente declaratórias. • Alterações de contratos sociais com alteração somente de endereço. • Procurações “ad judicia”, mesmo que contenha outros poderes. • Sinais públicos em quaisquer documentos, certidões de cartórios. • Atestados médicos em geral. • Procurações sem conteúdo econômico. • Notas fiscais contendo declaração não relativa a preço ou ao seu objeto (data, nome ou dado do adquirente). • Cartas de preposição. • Cartas de anuência sem quitação. • Plantas e documentos correlatos. • Declaração de bom estado do veículo. • Declaração de quitação condominial. • Letras de música. • Dentre outros. O rol acima não é taxativo nem vinculativo. Caso o documento apresentado não esteja no rol acima, fica a critério do tabelião, o seu enquadramento. 6. SINAL PÚBLICO Assinaturas ou rubricas únicas utilizadas pelos tabeliães e seus prepostos em documentos por eles assinados para os devidos efeitos legais. • Deve conter carimbo de identificação. • É obrigatória a troca de sinais públicos entre tabeliães para eventual confronto de assinaturas. Cuidados ao armazenar sinais públicos: Recomendamos: • Receber e enviar os sinais públicos por meio de carta registrada. • Utilizar papel de segurança. • Registrar-se na Central Brasileira de Sinal Público, por meio do sítio http://www.sinalpublico.org.br/index.faces. Serviço prestado pelo Colégio Notarial do Brasil aos tabeliães e demais servidores públicos do país para autenticação de assinaturas e documentos provenientes de outros municípios. • Enquanto o tabelião não se cadastrar na Central Brasileira de Sinal Público, deve enviar o seu sinal público e de seus prepostos autorizados. Ao receber correspondência de outro ofício, recomendável verificar a existência do cartório por acesso ao sítio www.mj.gov.br. 7. NA DÚVIDA, NÃO FAÇA. PORÉM, O TABELIÃO NÃO DEVE VENDAR OS OLHOS PARA AQUELES QUE RECORREM AO SEU OFÍCIO Geralmente, ao sermos admitidos em um tabelionato, a primeira orientação é: “na dúvida, não faça”. Sempre renova esse pensamento, o mestre Antônio Albergaria Pereira, palavras de Plínio, O Moço: “quod dubitas ne facere” (não faça o que duvidares). Esse pensamento reforça a segurança que devem nortear os atos notariais em geral. Para nós, a dúvida levantada deve ser real e motivada, não pode o tabelião ao seu talante, negar a prestação do serviço notarial (principio da inescusabilidade). Havendo dúvida real e pertinente sobre o evento proposto pela parte, o tabelião deve recorre-se: 1º. As leis, as normas, legislações correlatas, etc. 2º. As decisões, jurisprudências, enunciados, etc. 2º. A doutrina. 3º. Aos colegas de profissão. 4º. Consulta ao Juiz-Corregedor. 5º. Em último caso, esgotada todas as possibilidades, suscitação de dúvida. O intuito desse breve tópico é deixar claro que o tabelião deve resolver as dúvidas que chegam ao seu ofício, ainda que as normas nada digam a respeito (art. 3º, da lei 8935/94). Jurisprudência a respeito: Trecho de um acórdão (apelação cível nº 16.282-0/8 - Ubatuba) proferido pelo Conselho Superior da Magistratura - Tribuna de Justiça de São Paulo, que diz o seguinte: (...) “Esse entendimento que não corresponde a descumprimento da realidade normativa dos registros públicos é, ao contrário, adequação à prática negocial, à realidade social” (...). Grifo nosso. Para nós, o Direito condiciona a realidade social e a realidade social condiciona o Direito, e o tabelião deve adequar à prática notarial a realidade social e negocial. 8. CASOS - RECONHECIMENTO DE FIRMA E LETRA (revisado e ampliado) Reconhecimento de firma em documento assinado por pessoa analfabeta ou semi-analfabeta: No documento assinado por pessoa analfabeta que saiba desenhar o nome, ou semi-alfabetizada com pouco discernimento, o tabelião ou seu preposto podem abrir o cartão de autógrafos, na presença obrigatória de dois apresentantes devidamente qualificados, tendo em vista a anotação da circunstância em que se encontra o interessado no momento da abertura. Sugestão: É recomendável consignar no anverso da ficha ou no sistema digital a menção "Reconhecer somente na presença do depositante" ou “Assessorar nos atos a serem reconhecidos”, para que outros escreventes tenham conhecimento e o assessorem posteriormente. Reconhecimento de firma em documentos sem data, incompletos ou com espaços em branco: Ad cautelam - não é recomendável o reconhecimento de firma em documento sem data, estando parcialmente preenchido ou com espaços em branco. Normas C.G.J.S.P. - CAP. XIV - 26 - 64. É vedado o reconhecimento de firma em documentos sem data, incompletos ou que contenham, no contexto, espaços em branco. Sugestão: Quanto aos espaços em branco, o interessado pode inutilizar com um pequenino traço (-) no inicio dos campos, sem inutilização total. Quanto à datação e o preenchimento parcial, s.m.j., a pedido expresso do depositante, pode o tabelião praticar o ato, consignando nominalmente no ato o nome da instituição receptora e que os efeitos do reconhecimento estão atrelados entre àquele documento e àquela instituição. Reconhecimento de letra: O tabelião pode atestar ou certificar a autoria de dizeres manuscritos em documento particular, lançados em sua presença, ou que o autor, sendo conhecido do tabelião ou por ele identificado, lhe declare tê-lo escrito. Reconhecimento de firma por autenticidade em vários documentos referentes a mesma pessoa e escriturado em um único termo: É facultado, tal procedimento em ordem seqüencial e ininterrupta, mediante inutilização do campo relativo à assinatura de cada um deles. O último termo servirá para a assinatura da parte e para o encerramento. Neste será consignado por fé que a assinatura aposta corrobora e é referente a todos os termos de números inicial e final da seqüência. Reconhecimento de firma de dirigente em representação da empresa: O reconhecimento da razão social declarará a firma lançada e o nome de quem a lançou, e far-se-á somente após o registro do ato constitutivo da sociedade. Ex: Reconheço a firma de X, que assina pela empresa Y. Sugestão: Arquivar no tabelionato o contrato social ou estatuto (acompanhado de últimas alterações, se houverem) devidamente registrado, bem assim, apresentar certidão atualizada da JUCESP na ocasião do reconhecimento. Certidão do teor da ficha-padrão: A pedido por escrito e motivado, o tabelião poderá fornecer certidão do conteúdo da ficha, vedado o fornecimento do padrão gráfico da assinatura. Reconhecer a firma sem observar o teor do documento: O tabelião não deve reconhecer a assinatura sem verificar o conteúdo do documento. Isso porque o conteúdo do documento deve preencher alguns requisitos legais, são eles: não afrontar à lei, a ordem pública e os bons costumes. Pelo contrário, o tabelião deve negar o reconhecimento, ainda que a firma seja legítima. As leis, atos e sentenças de outro país, bem como quaisquer declarações de vontade, não terão eficácia no Brasil, quando ofenderem a soberania nacional, a ordem pública e os bons costumes (art. 17, da Licc). Reconhecimento de firma em título de crédito, dentre outros: O reconhecimento de firma em nota promissória ou em outros títulos de crédito será procedido exclusivamente por autenticidade, bem como em recibos de quitação. Sugestão: Recomendável nestes atos o reconhecimento de firma por autenticidade - evitando eventual responsabilidade civil. Reconhecimento de chancela por autenticidade: É possível o reconhecimento de chancela por autenticidade, devido à modalidade do ato, esse se dará por meio de diligência. Abertura de ficha-padrão por pessoa entre 16 e 18 anos (menor relativamente capaz): É permitida a abertura de cartão de autógrafos por pessoa menor relativamente capaz, desde que mencionada expressamente tal circunstância. Sugestão: Ad cautelam - o tabelião ou seu preposto - ao recepcionar o documento - deve verificar se o mesmo exige assistência (CCiv. 1.634, incisoV). Reconhecimento de firma em documento de transferência de veículo: É obrigatório o reconhecimento por autenticidade, ou seja, o comparecimento do vendedor no tabelionato é essencial, bem como, sua identificação e o lançamento de sua assinatura perante o preposto. Assim atendendo as resoluções 661-86 e 766-93, ambas do CONTRAN 08/11/1995. Normas C.G.J.S.P. - CAP. XIV - 25 - 61.3. No reconhecimento da firma como autêntica, será pelo Tabelião, ou pelo escrevente por ele autorizado, lavrado, no livro a que se refere o subitem anterior, termo de comparecimento da parte, que deverá ser identificada e qualificada, observado o item 12, a, deste Capítulo, indicando-se o local, a data e a natureza do ato em que foi reconhecida como autêntica a firma lançada, sem prejuízo de ser colhida amostra da assinatura na ficha-padrão, que deverá permanecer junto ao acervo. Conferência de assinaturas: Os padrões de conferência das assinaturas são estabelecidos a critério do tabelião, podendo inclusive solicitar o comparecimento do depositante no tabelionato, bem como, a apresentação do documento de identidade. Normas C.G.J.S.P. - SEÇÃO VII - CAP. XIV - 25 - 63. Para o reconhecimento de firma poder-se-á exigir a presença do signatário ou a apresentação do seu documento de identidade e da prova de inscrição no CIC. Renovação da assinatura: O tabelião, a seu critério, pode exigir a renovação da ficha-padrão. Cobrança de fotocópia para abertura do cartão de autógrafos: O custo das fotocópias extraídas do documento de identidade apresentado para abertura do cartão de firmas é às expensas do interessado. Se o interessado portar as cópias não haverá custo. Normas C.G.J.S.P. - SEÇÃO VII -CAP. XIV - 23 - 60. ...Os tabeliães estão autorizados a extrair, às expensas dos interessados, cópia reprográfica do documento de identidade apresentado para preenchimento da ficha-padrão, caso em que as cópias serão devidamente arquivadas para fácil verificação. Abertura de cartão de autógrafos com documento de identidade que não contém fé pública ou eficácia legal: É vedada para a abertura de cartão de autógrafos a apresentação de documentos que não tenham eficácia legal, p.ex. funcionais, carteiras de trabalho, títulos de eleitor, dentre outros. PROCESSO CG. Nº 2.017/1999 - CAPITAL - ORLANDO GONZALES GARCIA, Perito Documentoscópico - A Corregedoria Geral da Justiça comunica aos MM. Juízes Corregedores Permanentes, aos Tabeliães de Notas, Oficiais de Registro Civil e ao público em geral a suspensão da eficácia do Provimento CG. nº 8/2003, quanto ao seu artigo 1o, em particular quanto à aceitação de Carteira de Trabalho e Previdência Social, como documento para identificação por ocasião da abertura de ficha-padrão. (25, 27.6 e 1º.7.2003). Abertura de cartão de autógrafos com documento de identidade que contenha aspecto que não gere segurança: É vedada para a abertura de cartão de autógrafos a apresentação de documentos replastificados, fotografia em desacordo com a aparência real da pessoa, documentos abertos - de modo que a foto esteja de forma irregular, etc. Normas C.G.J.S.P. - SEÇÃO VII -CAP. XIV - 23 - 60. É obrigatória a apresentação do original de documento de identidade (Registro Geral; Carteira Nacional de Habilitação, modelo atual, instituído pela Lei número 9.503/97, com o prazo de validade em vigor; carteira de exercício profissional expedida pelos entes criados por Lei Federal, nos termos da Lei nº 6.206/75 ou passaporte que, na hipótese de estrangeiro, deverá estar com prazo do visto não expirado) para a abertura de ficha-padrão, vedada a apresentação destes documentos replastificados (...). Abertura de cartão de autógrafos com solicitação expressa para que o reconhecimento de firma por semelhança somente seja procedido na presença do(a) depositante: Para Felipe, é possível na ocasião da abertura do cartão de autógrafos, a requerimento expresso do(a) depositante, que o reconhecimento por semelhança de sua firma seja feita somente na sua presença. Trazemos a baila por analogia, item das Normas da Corregedoria Geral da Justiça do Rio de janeiro que permite tal posição: Art. 410 - (...) § 1º - (...) § 2º - O interessado poderá exigir, desde que por escrito, que sua assinatura somente seja reconhecida por autenticidade. Grifo nosso. Reconhecimento de firma de pessoa já falecida: É possível o reconhecimento por semelhança de assinatura de pessoa já falecida (Art. 5º, II e XXXVI, da Carta Magna e Art. 6º, Lei de introdução ao código civil - DL-004.657-1942). 9. AUTENTICAÇÃO NOTARIAL Aspectos legais Ato notarial no qual o tabelião ou seu preposto atesta ou certifica que a cópia de um documento confere e está tudo em conforme com o documento original. A cópia fotográfica de documento, conferida por tabelião de notas, valerá como prova de declaração da vontade, mas, impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original (art. 223, do CCiv). Nota: A impugnação trata-se apenas quanto a forma, não ao conteúdo. Se não contiver declaração de vontade faz prova plena. Verificação do documento e sua respectiva cópia: • Verificar autor reprográfico. • Não restringir-se a mera conferência dos textos (rasuras, supressões de palavras ou linhas, ou outros sinais suspeitos de possíveis fraudes). • Cópias reprográficas reduzidas ou ampliadas devem indicar a situação com aposição de carimbo personalizado. • E-mails somente por ata notarial. • Parte de jornal ou outro impresso similar deve conter data e nome da publicação. • A pedido da parte, o tabelião poderá autenticar desde que apontá-las com carimbo a serem apostos ao lado dessas ocorrências e fazer referência a elas na autenticação. • Documentos reconstituídos podem ser autenticados desde que consignado as circunstâncias. • Constatação de possíveis fraudes - negar a autenticação da cópia. • Páginas da internet (órgãos públicos) somente por ata notarial autenticatória (extrapotrocolar) Formas de autenticação: Física ou tradicional: cópia extraída ou apresentada ao tabelião ou seu preposto por sistema reprográfico existente ou equivalente. Eletrônica: Adiante citada. 10. AUTENTICAÇÃO DE PÁGINAS DA INTERNET A autenticação de documentos expedidos por meio da rede mundial de computadores - Internet por sítios públicos somente é permitida por ata notarial autenticatória com a seguinte menção: “Autêntico esta cópia de um documento eletrônico que está conforme o documento disponível no sítio www.url.com.br acessado nesta data, dou fé”. Correios eletrônicos (e-mail) somente por ata notarial (meio hábil para rastreá-lo). 11. CASOS – AUTENTICAÇÃO (revisado e ampliado) Autenticação de fotocópias extraídas por terceiros: As fotocópias extraídas no próprio tabelionato são autenticadas com rapidez e segurança, pois não necessitam de uma conferência meticulosa. Já as fotocópias extraídas por terceiros devem ser conferidas minuciosamente, verificando se o documento contém montagens, supressões ou sinais indicativos de fraude, bem assim, a existência de identificação do autor reprográfico. Normas C.G.J.S.P. - CAP. XIV - 21 - 56. Só serão autenticadas cópias reprográficas extraídas por terceiros, que estejam assinadas pelo autor identificado da reprodução e mediante exibição do original (modelo padronizado). Autenticação de fotocópia (ou reconhecimento de firma) de documento redigido em língua estrangeira: É possível reconhecer a firma ou autenticar fotocópia de documento no todo ou em parte, redigido com caractere comum em língua estrangeira e, destinado a produzir efeitos legais no Brasil, devendo o tabelião ou seu preposto apor o carimbo padronizado com a expressão "Válido somente no estrangeiro". Normas C.G.J.S.P. - CAP. XIV - 25 - 67. É autorizado o reconhecimento de firmas em escrito de obrigação redigido em língua estrangeira, de procedência interna, uma vez adotados os caracteres comuns. 67.1. Nesse caso, além das cautelas normais, o tabelião fará mencionar, no próprio termo de reconhecimento ou junto a ele, que o documento, para produzir efeito no Brasil e para valer contra terceiros, deverá ser vertido em vernáculo e, registrada a tradução. Autenticação de fotocópia de documento redigido em língua estrangeira com outros caracteres (ex. japonês, árabe, etc.): As fotocópias desses documentos são passíveis de autenticação, desde que extraídas no próprio tabelionato após verificação da inexistência de emendas, rasuras ou sinais de fraude. Sugestão: Recomendamos a aposição de carimbo padronizado com a expressão "Válido somente no estrangeiro". Autenticação de fotocópia sem enquadramento para aposição do selo e da etiqueta ou carimbo: Para evitar que os textos ou dados das cópias não fiquem inteligíveis, é possível a autenticação dessas cópias com aposição do instrumento de autenticação no verso. Sugestão: Recomendamos a aposição de carimbo padronizado com a expressão “A autenticação desta cópia encontra-se no verso” no anverso da cópia. Os espaços em branco no verso devem ser inutilizados. Autenticação de fotocópia de cédulas monetárias: É possível a autenticação de cédulas monetárias. Sugestão: Recomendamos que a cópia seja ampliada ou reduzida, evitando que a fotocópia tenha o tamanho natural do seu original, bem como apor carimbo padronizado com a expressão “Sem valor monetário”. Autenticação (ou reconhecimento de firma) em papel térmico (fax) ou por processo similar: Ad cautelam - não é recomendável reconhecer firma em documento, cujo material é papel térmico, seja qual for o aparelho transmissor. Sugestão: É possível a autenticação de cópia de documento em papel térmico com aposição de assinatura indelével, desde que o documento não contenha declaração de vontade. Autenticação de documento danificado: É vedado autenticar fotocópia de documento com trechos apagados, danificados, rasurados, com supressão de linhas, letras ou palavras; com anotações a lápis, com aplicação de corretivo ou que haja indício de falsificação ou adulteração, de modo a conter parte ininteligível, ilegível ou de difícil leitura. Sugestão: Em certos casos, como p.ex. documentos reconstituídos, o tabelião poderá autenticar descrevendo minuciosamente o verificado. Utilização de fotocópia de outra fotocópia: É vedada para a prática de ato notarial a utilização de fotocópia de outra fotocópia, seja qual for o documento. Normas C.G.J.S.P. - CAP. XIV - 23 - 54. Não será extraída, autenticada ou utilizada para a prática de nenhum ato notarial reprodução reprográfica de outra reprodução reprográfica, autenticada ou não, de documento público ou particular. Autenticação de cópias de formais de partilha, cartas de sentenças e folhas provenientes de processos judiciais com o carimbo com a expressão "xerox de xerox": É vedado autenticar documentos provenientes do Tribunal de Justiça com a expressão "xerox de xerox". Na verdade são documentos juntados nos autos que não oferecem fé. São papéis que geralmente estão nos autos a título de informação. Autenticação de fotocópias portadas por fé por escrivão do Tribunal de Justiça: É possível a autenticação de cópia atestada por escrivão que vale como certidão. As reproduções fotográficas ou obtidas por outros processos de repetição, dos documentos particulares, valem como certidões, sempre que o escrivão portar por fé a sua conformidade com o original (Art. 384, do CPC). Autenticação de fotocópia de cópias autenticadas de contratos sociais que tenham sido registradas no Registro Civil das Pessoas Jurídicas: Quando se registra esses documentos, o interessado leva consigo uma fotocópia autenticada e estas são registradas juntamente com aquele, converte-se em documento originário, donde se poderão extrair novas fotocópias autenticadas. Autenticação de cópia (em papel) de sítio (página ou site) de órgão público ou particular: Somente por ata notarial é possível autenticar esses documentos em meio digital, fixando a data, o endereço eletrônico (www) e o conteúdo. Sugestão: Exceto o sítio de órgão público com possibilidade de confirmação de seu conteúdo, tais como, Certidão conjunta da Receita Federal e PGF, Prefeitura, etc. (autêntico a presente cópia que confere com o conteúdo de um sítio acessado nesta data, dou fé). Autenticação de Boletim de Ocorrência, Laudos ou Certidão de Contrato Social sob a forma de fotocópias autenticadas pelos próprios órgãos expedidores (Polícias, Instituto Médico Legal e Junta Comercial): Poderão ser autenticadas mediante prévia análise dos documentos, não se sujeitando a mera conferência. Quando expedidos por esses órgãos passam a ser documentos originários. Normas da C.G.J.S.P. - Item 54.1 do capítulo XIV. Autenticação de extratos bancários emitidos por impressão térmica, diplomas e certificados que as assinaturas sejam digitalizadas: Poderão ser autenticadas mediante prévia análise dos documentos, não se sujeitando a mera conferência. Nota Fiscal, traslado datilografado, documentos obtido via impressora, sendo estes em forma de carbono: O fato de um documento estar na forma de carbono não o descaracteriza em relação ao seu original, podendo extrair fotocópia autenticada. Sugestão: É recomendável uma análise detalhada. Autenticação de fotocópia de cópia de guia do FGTS, PIS com autenticação do banco ou órgão de fiscalização (repartições públicas, etc.): É possível a autenticação da fotocópia de cópias de guias de recolhimento de tributo ou contribuição, pois esses documentos são probantes quando o órgão recebedor autentica o seu recolhimento. Desse modo, passa a ser documento autêntico não importando o suporte físico (impressão laser ou fotocópia). Autenticação de fotocópia extraída de papel térmico (fax) de guias de boleto devidamente autenticado pelo banco: Esse tipo de papel perde a qualidade com o decorrer do tempo e exposto à luz e ao calor constará somente a autenticação do Banco. No entanto, é passível de autenticação notarial em razão da autenticação bancária. Autenticação somente do anverso de documento de uso geral (p.ex: comprovação de endereço, documentos em que o verso é apenas explicativo): Em regra todo documento deve ser autenticado na forma que se encontra o seu original. Porém, como toda regra tem a sua exceção, esses documentos podem ser autenticados, desde que conste ao lado da autenticação o carimbo com a expressão “Anverso do original”. Sugestão: Salientamos que cada caso é um caso, o tabelião ou seu preposto deve analisar o documento e estar convicto de que o mesmo não necessita da parte integrante para a sua compreensão. Autenticação de documento com espaços por preencher e assinados (ex.: transferência de veículos, abertura de contas bancárias, notas promissórias, etc.): Não recomendável reconhecer a firma nesse tipo de documento. Porém não há impedimento em relação a autenticação de sua fotocópia, apondo o carimbo com a expressão “Espaço não preenchido”. Autenticação de parte de documentos ou quando o verso está preenchido ou em branco (p.ex.: carteira de trabalho e previdência social, passaportes, livros, revistas, etc.): Poderão ser autenticados, porém há de constar ao lado da autenticação o carimbo com a expressão “Parte de documento”. Autenticação de fotocópia de fotocópia autenticada de contrato social que foi, posteriormente à autenticação, registrada na Junta Comercial: É possível desde que registrado na Junta Comercial, hipótese que a cópia se torna documento originário, equiparando-se ao documento original. Porém, recomendamos uma verificação minuciosa, bem com consultar se o registro é posterior à data da autenticação. Autenticação de fotocópia de guia de recolhimento com aplicação de corretivo no valor recolhido, cuja autenticação do banco ou órgão recebedor é o mesmo, ou seja, o valor corrigido e o recolhido são os mesmos: A prática de corrigir os valores é reprovável, mas não é motivo de anulação do documento, sendo possível à autenticação notarial. No entanto, sem autenticação do banco ou órgão recebedor, o papel não tem qualquer efeito. Autenticação de reproduções distintas numa mesma folha: É vedada a autenticação de fotocópia com mais de uma reprodução com apenas um selo de autenticidade. A cada reprodução corresponderá uma autenticação, com o seu correspondente selo. Normas C.G.J.S.P. - SEÇÃO VII -CAP. XIV - 23 - 55. Nos documentos em que houver mais de uma reprodução, a cada uma corresponderá um instrumento de autenticação. Autenticação de fotocópias de mensagens eletrônicas (e-mails): Ad cautelam - não é recomendável a autenticação desses documentos (nessa forma não é possível rastreá-lo). Sugestão: Por ata notarial é possível a constatação da existência de correio eletrônico (nessa forma é possível rastreá-lo). Autenticação de cópia do sítio do Diário Oficial: O documento proveniente e expedido por órgão do Estado (Imprensa Oficial), hospedados em endereço próprio e conferida a autenticidade e os requisitos da assinatura digital aposta no documento em meio digital é probante em relação a sua natureza, podendo sua impressão ser autenticada. Nota: O cotejo e a impressão devem ser feitos por meio de computador próprio do tabelião ou tabelionato. Autenticação de fotocópias ampliadas ou reduzidas: É permitida a autenticação de fotocópias reduzidas ou ampliadas, nas quais deverão ser mencionadas tais circunstancias com carimbo padronizado. Sugestão: Nas fotocópias reduzidas, é recomendável a eliminação de espaços, de modo que caibam somente a reprodução e a correspondente autenticação. Autenticação de cópia digitalizada feita por escaner ou por processo equivalente: Não há qualquer vedação nesse sentido. É permitida a autenticação de cópia escaneada em confronto com o seu original. Normas da C.G.J.S.P. - Item 51.1. autoriza a extração de cópias pelo sistema reprográfico ou equivalente de documentos públicos ou particulares. Documento com validade restrita originária: Ad cautelam, o tabelião não deve autenticar cópia de documento que contenha a menção: “válido somente no original”, dentre outras expressões semelhantes. Isso porque o documento tem restrição originária, expedido para a segurança do tráfego jurídico. Sugestão: Porém, se a parte desejar é possível à autenticação. Autenticação de documentos atípicos (p.ex. rascunhos, envelope com escrito, ticket, bilhetes, canhoto de cheque, informações bancárias, etc.): É possível autenticar cópias de rascunhos, envelope com escrito, ticket, bilhetes, canhoto de cheque, informações bancárias, informativos de tele-terminais e outros impressos informais de equipamentos eletrônicos. 12. SELOS DE AUTENTICIDADE Utilização e inutilização: • Obrigatória a sua aposição e deve integrar a forma dos atos de autenticação de cópias e reconhecimento de firmas. • Os selos de autenticidade são adquiridos e utilizados exclusivamente pelas unidades de serviço notarial e de registro civil - vedado o seu repasse para outras serventias. • A sua falta acarreta a invalidade do ato notarial. • Deve ser aposto ao lado da etiqueta ou carimbo. • A assinatura do tabelião ou seu preposto deve abranger o carimbo, etiqueta e o selo, de modo a integrá-los como um todo. • A aplicação do selo de autenticidade será feita na mesma face da reprodução. • Classificadores para arquivamento de documentos relativos a aquisição, balanço diário e mensal dos selos utilizados e seu estoque. • Comunicação bimestral da quantidade e numeração dos selos danificados ao Juiz Corregedor Permanente. Mudança de modelo do selo: • Ocorrendo mudança de modelo - havendo estoque - o tabelião deve solicitar prévia autorização ao Juiz Corregedor Permanente para incineração e comunicação deste ato à Corregedoria Geral da Justiça. Perda, extravio, furto ou roubo: • Ocorrendo uma dessas circunstâncias, o tabelião deve comunicar imediatamente o Juiz Corregedor Permanente e à Corregedoria Geral da Justiça da quantidade e numeração dos selos. 13. ATOS NOTARIAIS ELETRÔNICOS (pendente de normatização). Autenticação de cópias digitais de documento em papel: A cópia digital de documento de papel, feita pelo tabelião ou seu preposto, deve-se verificar se não há rasuras, supressão de palavras ou linhas, ou outros sinais suspeitos. Poderá ser armazenada em dispositivo digital. A cópia digital autenticada constitui documento eletrônico e poderá ser convertida em papel e autenticada. Autenticação de cópias digitais de documento eletrônico: - Vide capítulo anterior. Autenticação de cópias em papel de documento eletrônico: Considera-se documento eletrônico, as certidões ou arquivos disponíveis em sítios de órgãos públicos ou documentos particulares ou públicos assinados digitalmente. Devem constar em todas as páginas impressas o nome e número do documento de identidade do titular do certificado digital. No final da impressão deve constar a cadeia completa do certificado. Reconhecimento de firma digital: Características da assinatura digital • Infalsificável e inimitável. • A intervenção de tabelião eletrônico dará maior segurança ao sistema. • Deve estar de forma indissociável a assinatura e o documento a que se refere. • Permite identificar o titular. • Não é possível a dilação de tempo entre a aceitação e a aposição da assinatura pelo titular. O reconhecimento da assinatura digital pelo tabelião: Requisitos gerais • Certificado válido. • Cadeia completa e válida. • Não tenha havido suspensão ou revogação anterior à data da assinatura. O termo de reconhecimento da firma digital, assinado digitalmente pelo tabelião ou seu preposto, deve constar necessariamente à data e hora do ato, o nome e número da cédula de identidade e CPF do signatário. Referências Bibliográficas BENÍCIO, Hercules Alexandre da Costa. Responsabilidade civil do Estado e dos atos notariais e de registro. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2005. CENEVIVA, Walter. Lei dos notários e registradores comentada (Lei 8.935/94). São Paulo: Saraiva, 2006. CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO. Provimento nº 58/89 - Tomo II - Capitulo XIV - Normas de Serviço para Cartórios extrajudiciais. Acesso em www.extrajudicial.tj.sp.gov.br. CUERVO, José e Mario Antonio Lobato de Paiva. A Firma digital e entidades de certificação. www.alfa-redi.org. Acesso em 31-01-2008. DE PLÁCIDO E SILVA. Vocabulário Jurídico. Rio de Janeiro: Forense, 2006. NERY JUNIOR, Nelson e Nery Rosa Maria de Andrade. Código civil comentado. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2006. ________. Constituição federal comentada. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2006. Wikipédia. Enciclopédia livre. http://pt.wikipedia.org/. Acesso em 31-01-2008. Fonte: Colégio Notarial do Brasil